Sabes quais os prazos recomendados para guardar faturas? - Ezata Grupo

Sabes por quanto tempo deves guardar as faturas? Agora, poderás ficar a saber os prazos recomendados para guardar faturas.
Fonte: Idealista News

Todos os portugueses sabem que devem pedir a fatura com o respetivo número de contribuinte no momento em que compram um bem ou serviço. Esse procedimento deve ser realizado por diferentes razões.

Por exemplo, no caso de querer acionar uma garantia, ter o comprovativo de pagamento é fundamental, seja para assegurar os seus direitos em caso de avaria ou defeito, seja para comprovar uma despesa devidamente paga. Desta forma, o gesto de guardar as faturas revela-se um procedimento sensato.

No entanto, não se devem guardar todas as faturas para sempre, nem sequer todas merecem o mesmo tempo de arquivo na pasta dos documentos. Sabes quais os prazos recomendados para guardar faturas? Nós explicamos.

Quais os prazos recomendados para guardar faturas?

Guardar faturas é um procedimento que todos os portugueses devem realizar, sendo importante preservar as mesmas, quer sejam em papel ou em formato digital. No entanto, se o fizeres, não coloques as faturas em papel abandonadas num baú. Deves criar um dossier bem organizado, identificando as diferentes caraterísticas de cada fatura.

Tens de ter em consideração que é fundamental guardar a informação. No entanto, o período mínimo para guardar cada fatura depende do tipo de bem ou de serviço, sendo que varia sempre entre 6 meses e 5 anos. As faturas em formato digital também devem ser bem organizadas, para não se perderem.

Guardar faturas: dicas para uma boa organização

Se te é difícil gerir tanta papelada, algumas das dicas que podes ter em conta para organizares tudo o que precisas são:

Primeiro, deves tirar fotografias ou digitalizar os documentos em causa.
Posteriormente, deves guardar os documentos digitais criados num espaço prático para ti, por exemplo, no computador, num disco externo ou numa cloud. Até podes copiar a pasta para as 3 possibilidades.

As vantagens desta medida são várias. Além de deixar mais espaço livre na casa e de ser um procedimento amigo do ambiente, este procedimento permite que tenhas acesso aos documentos em causa através do teu smartphone.

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Tipos de fatura

Pode não ser necessário guardares uma simples fatura de supermercado. No entanto, deves guardar a fatura da compra do telemóvel ou da televisão. É sensato que o faças, porque podes apresentar este documento para acionares a garantia, em caso de necessidade, na eventualidade de uma avaria ou de um defeito do produto comprado.

Deves ter em conta que existem três tipos de faturas que devem ser guardadas. São elas:

As faturas já mencionadas que são necessárias para acionar a respetiva garantia;
As faturas que podem ser necessárias para comprovar despesas no IRS;
As faturas inseridas por ti, enquanto consumidor (e não pelo vendedor ou prestador de serviços), no e-Fatura.

Procedimento a realizar

No que diz respeito às faturas relacionadas com o IRS, deves ter em conta que apenas podem ser destruídas as faturas que solicitas com o número de contribuinte e são apresentadas automaticamente no portal e-Fatura.

Deverá guardar o comprovativo durante 4 anos, no caso de ser necessário inserir alguma manualmente. Contudo, se, eventualmente, o comerciante carregar a fatura e ela surgir em duplicado, então, poderás colocar o documento em papel no lixo.

Tem em conta que este é o procedimento a ter em consideração para as faturas referentes ao IRS. Para todas as outras faturas, o procedimento é distinto. Para faturas relativas a compras, pagamentos de serviços ou para fins de garantia, os prazos de duração para a manutenção da fatura variam entre 6 meses e 5 anos.

Prazos para guardar faturas: consumidor

Atenta, agora, nos diferentes prazos para guardar faturas, de acordo com a especificidade de cada uma delas.

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Faturas a guardar pelo período de 6 meses

As faturas relacionadas com serviços (isto é, as da água, da eletricidade, do gás e das telecomunicações) devem ser guardadas durante 6 meses. Trata-se do prazo disponível para as empresas que oferecem estes serviços cobrarem os consumos efetuados.

Por isso, após esse semestre, as faturas prescrevem. Logo, caso lhe cobrem consumos com mais de meio ano, segundo o defendido na Lei dos Serviços Públicos (artigo 10º), não tem que realizar esse pagamento.

O mesmo período é indicado como prazo aconselhável para guardar faturas referentes à alimentação e alojamento, com exceção das faturas que desejares apresentar como gastos do IRS.

Faturas a guardar pelo período de 1 ano

Se realizares algum serviço em casa com um canalizador, um pintor ou um eletricista, por exemplo, podes vir a necessitar de reclamar desse serviço, tendo um ano para realizares esse procedimento.

Desta forma, o tempo que necessitas de guardar essas faturas é também de um ano, porque após esse tempo perderás o direito de fazer reclamações sobre esse serviço.

Faturas a guardar pelo período de 2 anos

Deves guardar faturas de compras de bens móveis durante dois anos. Por isso, sempre que comprares móveis, eletrodomésticos, telemóveis, brinquedos ou outras coisas do género, guarda as faturas por este período.

Geralmente estes produtos apresentam como garantia mínima o período de 2 anos. Logo, deves guardar os documentos durante esse tempo. Ora, se tiveres em tua posse uma extensão da garantia, deves guardar o comprovativo da mesma.

As reparações do automóvel são outro exemplo. Elas têm uma validade de 2 anos. Por isso, deves guardar a fatura sobre esse serviço num local seguro, após levares o carro à oficina por dois anos para poderes usá-la em caso de necessidade.

O mesmo pode ser dito sobre serviços prestados por profissionais liberais. O que se disse não abrange apenas mecânicos, diz igualmente respeito a médicos e advogados. Guarda sempre contigo os comprovativos de pagamento de despesas com estes profissionais, pelo menos por 2 anos.

Faturas a guardar pelo período de 3 anos

As faturas de saúde devem ser guardadas por este período. Deves guardar estas faturas durante três anos, porque este é o prazo que as instituições públicas têm para reclamar pagamentos. Se guardares os comprovativos, podes provar que efetuaste os pagamentos. Caso contrário, não podes fazer essa prova.

Faturas a guardar pelo período de 4 anos

Conforme é indicado acima, as despesas que colocas no e-Fatura devem ser guardadas ao longo de 4 anos. No entanto, apesar de não ser obrigatório guardar as restantes faturas, alguns especialistas nesta matéria aconselham que as guarde por mais tempo.

Estes especialistas defendem que é sensato que o consumidor mantenha consigo todas as faturas referentes ao IRS, pelo menos até à liquidação deste.

O comprovativo do pagamento do Imposto Único de Circulação (conhecido pela sigla IUC) também deve ser preservado por 4 anos. O fisco pode solicitar-te que comproves que o pagamento foi realizado ao longo desse período.

Faturas a guardar pelo período de 5 anos

Os comprovativos de pagamento da renda ou do condomínio devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos. No caso de seres proprietário de algum imóvel, o mesmo deve ser feito com serviços de empreitada.

Durante esse período de meia década, os documentos referentes aos pagamentos do serviço devem encontrar-se guardados num local seguro para poderem ser utilizados, em caso de necessidade.

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Prazos para guardar faturas: no caso de empresas

Os prazos aconselhados para as empresas são um pouco mais alargados. Se tiveres uma empresa, no que diz respeito ao IVA, deves ter em conta que as faturas relativas ao apuramento do IVA devem ser guardadas durante uma década. Isso mesmo, 10 anos. Já no que diz respeito ao IRC, o prazo aconselhável é de 12 anos.